Propuesta de Automatización

Fase 2 · Capa comercial y de seguimiento

Contexto

En la Fase 1 construimos el sistema base de Barbie Beauty Care: agendamiento en línea con cobro de depósito, catálogo completo de servicios, formularios de ingreso y consentimiento, y Bella, la asistente de inteligencia artificial de Barbie Beauty Care.

Ese sistema está funcionando y ya procesa el volumen de reservas del centro.

Esta propuesta cubre la Fase 2, la capa comercial. Es decir, todo lo que ocurre alrededor de la reserva: el seguimiento, la recuperación de clientas que no concretaron, los recordatorios, la retención y las reseñas.

Es un producto distinto. La Fase 1 permite que la clienta reserve. La Fase 2 trabaja sobre la que no reservó, para que reserve, y sobre la que ya vino, para que vuelva y recomiende.

Lo que se construye

ACiclo de la cita

• Confirmación automática de reserva y depósito recibido
• Secuencia de recordatorios, 24 horas y 3 horas antes de la cita
• Secuencia inteligente para completar formularios, con lenguaje discreto que no expone información sensible en la pantalla del teléfono
• Recuperación automática de inasistencias
• Mensaje post tratamiento con cuidados e indicaciones

Impacto esperado
Reducción de inasistencias y aumento significativo en formularios completados.

BPipeline comercial y recuperación

• Creación automática de oportunidades desde el primer mensaje
• Movimiento automático de etapas según lo que hace la clienta
• Recuperación de reserva abandonada: quien recibió el enlace y no agendó
• Reactivación de conversación abandonada: quien escribió y se enfrió
• Secuencia de recuperación a 7 y 21 días

Impacto esperado
Los pipelines se convierten en una herramienta real de gestión. Se recupera un porcentaje de conversaciones que hoy se pierden sin dejar rastro.

CRetención y recompra

• Seguimiento por ciclo de tratamiento, con tiempos distintos para láser, facial y antiaging
• Recuperación de paquetes incompletos
• Reactivación de clientas inactivas
• Felicitación de cumpleaños con beneficio

Impacto esperado
Este suele ser el módulo de mayor retorno. Una clienta que ya confió es mucho más rentable que un lead nuevo.

DReputación

• Encuesta breve de satisfacción 24 horas después del tratamiento, enviada a todas las clientas
• Invitación a dejar reseña en Google
• Alerta inmediata al equipo cuando una respuesta indica insatisfacción, para atender el caso en caliente y resolverlo en privado
• Recordatorio de reseña a los 3 y 7 días para quienes no respondieron
• Incentivo opcional en el tercer contacto: un beneficio, por ejemplo un descuento en el próximo tratamiento, ofrecido por completar la encuesta de satisfacción

EDerivación a atención humana

• Notificación inmediata al personal humano asignado cuando una clienta solicita atención personal o cuando el sistema identifica un tema que requiere criterio humano: dudas post tratamiento, reacciones en la piel, consultas sobre productos, mensajes personales
• Etiquetado y priorización automática de cada caso
• Alerta especial para consultas de alto valor sin respuesta
• Recordatorio automático si un caso lleva más de un tiempo definido sin atenderse

Impacto esperado
La persona asignada recibe una lista corta y priorizada. No necesita monitorear conversaciones ni buscar casos pendientes.

Alcance técnico del desarrollo

Para dimensionar el trabajo que implica esta fase: se construyen aproximadamente veinte flujos de trabajo (workflows) distintos, cada uno con entre ocho y veinticinco pasos configurados según su complejidad. Cada paso es una condición, una espera, una bifurcación, un envío o una acción sobre el contacto.

A eso se suma que la clientela de Barbie Beauty Care es bilingüe, y eso multiplica el trabajo dentro de cada flujo. Cada automatización incorpora una bifurcación de idioma que detecta si la clienta es de habla hispana o inglesa y entrega el mensaje, el enlace y el formulario que corresponden. Esto significa que cada mensaje se redacta dos veces y que cada rama se prueba por separado antes de publicarse.

No son plantillas genéricas: cada flujo se construye sobre la estructura específica del negocio, sus servicios, sus precios y su forma de trabajar. El desarrollo incluye además la redacción de todos los mensajes en español e inglés con el tono de la marca, la consolidación de los formularios en un flujo único por servicio, la estructura de etiquetas y valores del sistema, la configuración de los pipelines y sus etapas, la lógica de respaldo entre canales y las pruebas de cada rama antes de la publicación.

Canales de entrega sugeridos

Cada mensaje sale por el canal donde tiene mayor probabilidad de ser leído. Esta distribución es una recomendación y se ajusta según la preferencia del negocio antes de la implementación.

Inversión

Cronograma

Duración total de tres semanas, con entregas parciales para ver resultados desde la primera semana.

Modalidad por módulos

Los módulos pueden contratarse por separado o en etapas sucesivas. Si se prefiere avanzar por fases, la recomendación de prioridad es:

Continuación de esta propuesta

Esta propuesta es la primera de tres piezas que se complementan. En este orden: