Términos y Condiciones
de Servicio

Descripción general del servicio

Concepto Creativo ofrece servicios de implementación, configuración y mantenimiento de sistemas digitales orientados a mejorar la captación, organización, atención, seguimiento y gestión de prospectos o clientes potenciales.

Estos sistemas pueden incluir, según el plan o propuesta contratada:

• Sistema de respuesta con inteligencia artificial
• Chat web con inteligencia artificial
• Centralización de conversaciones
• Registro y organización de contactos
• CRM para seguimiento de oportunidades comerciales
• Formularios de contacto o solicitud de información
• Agenda o sistema de citas
• Recordatorios automáticos
• Seguimiento por correo electrónico
• Conexión con canales como página web, WhatsApp, Facebook, Instagram, TikTok, llamadas u otros canales digitales
• Automatizaciones de seguimiento
• Integraciones con plataformas externas, cuando aplique

La finalidad del servicio es ayudar al cliente a responder consultas, orientar usuarios, captar contactos, organizar conversaciones, gestionar oportunidades y facilitar procesos de seguimiento comercial.

Alcance según el plan contratado

Los servicios descritos en este documento son condiciones generales aplicables a los sistemas de automatización, CRM, inteligencia artificial y canales digitales ofrecidos por Concepto Creativo.

Por ejemplo, algunos planes pueden incluir solo chat web con inteligencia artificial; otros pueden incluir WhatsApp, Facebook, Instagram, TikTok, llamadas, formularios, agenda de citas, recordatorios, seguimiento por correo electrónico u otras funciones adicionales.

Cuando este documento mencione funciones como WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok, llamadas, agenda, formularios, automatizaciones, CRM u otros canales, se entenderá que aplican únicamente si forman parte del plan contratado por el cliente.

Cualquier función, canal, integración, automatización o servicio adicional que no esté expresamente incluido en la propuesta comercial, cotización, factura, contrato o enlace de pago del cliente, no se considerará parte del servicio contratado y podrá ser cotizado por separado.

Plataforma utilizada

Para la prestación de estos servicios, Concepto Creativo puede utilizar plataformas externas de marketing, automatización, CRM, inteligencia artificial, mensajería, llamadas, formularios, agenda y seguimiento, entre ellas Go High Level u otras herramientas similares.

Go High Level es una plataforma que permite centralizar contactos, conversaciones, formularios, citas, oportunidades comerciales y procesos de seguimiento en un solo entorno de trabajo.

El cliente podrá recibir acceso a la plataforma, de acuerdo con el alcance del plan contratado, para visualizar información relacionada con sus contactos, conversaciones, oportunidades, formularios, citas y actividad generada por el sistema.

El uso de plataformas externas está sujeto a sus propias políticas, condiciones, disponibilidad técnica, costos, permisos, actualizaciones y restricciones.

Acceso del cliente a la plataforma

El acceso entregado al cliente está orientado al uso operativo del sistema, principalmente para revisar, gestionar y dar seguimiento a la información generada por sus prospectos o clientes.

Dependiendo del plan contratado, el cliente podrá acceder a secciones como:

• Contactos
• Conversaciones centralizadas
• Oportunidades o pipeline comercial
• Formularios recibidos
• Citas o solicitudes de reunión
• Historial de interacciones
• Información básica de seguimiento

Concepto Creativo podrá limitar el acceso del cliente a las áreas necesarias para el uso adecuado del sistema contratado.

Implementación inicial

La implementación inicial corresponde al trabajo técnico, estratégico y operativo necesario para configurar el sistema contratado. Esta implementación puede incluir, según la propuesta aprobada:

• Creación de la subcuenta o espacio de trabajo del cliente dentro de la plataforma
• Configuración inicial del CRM
• Organización de contactos, formularios, conversaciones y oportunidades
• Configuración del sistema de respuesta con inteligencia artificial
• Entrenamiento inicial del agente de IA con la información suministrada por el cliente
• Instalación del chat o sistema de respuesta en la página web
• Configuración de formularios
• Configuración de agenda o solicitudes de reunión, si aplica
• Configuración de recordatorios y seguimientos automáticos, si aplica
• Conexión de canales contratados, siempre que las plataformas externas lo permitan
• Pruebas básicas de funcionamiento

Mensualidad del sistema

Los sistemas de automatización, CRM e inteligencia artificial funcionan sobre plataformas activas que requieren mantenimiento, alojamiento, conexión, supervisión, tecnología externa y pagos recurrentes. Por esta razón, una vez implementado el sistema, el cliente deberá pagar una mensualidad para mantenerlo activo.

La mensualidad cubre únicamente las funciones incluidas en el plan contratado por el cliente. Dependiendo del plan, la mensualidad puede incluir:

• Uso de la plataforma
• Acceso operativo al CRM
• Funcionamiento del sistema de respuesta con inteligencia artificial
• Centralización de contactos y conversaciones
• Automatizaciones activas
• Formularios
• Agenda o solicitudes de reunión
• Recordatorios
• Seguimiento por correo electrónico
• Conexiones con canales contratados
• Mantenimiento operativo
• Soporte básico
• Costos asociados a herramientas externas, cuando estén incluidos en el plan

Pagos recurrentes

El cliente acepta que la mensualidad del sistema se cobre de forma recurrente, de acuerdo con el monto, fecha y condiciones acordadas en la propuesta comercial, factura, contrato o enlace de pago correspondiente.

El pago recurrente permite mantener activo el sistema y evitar interrupciones en la plataforma, inteligencia artificial, automatizaciones, CRM, agenda, contactos, conversaciones y canales conectados.

Si el pago recurrente falla, es rechazado o no se realiza en la fecha correspondiente, Concepto Creativo podrá pausar o suspender el servicio hasta que el pago sea regularizado.

Canales incluidos

Los canales digitales disponibles dependerán del plan contratado. Concepto Creativo podrá configurar uno o varios de los siguientes canales, siempre que estén incluidos en la propuesta aprobada y que las plataformas externas permitan su conexión:

• Página web
• WhatsApp
• Facebook
• Instagram
• TikTok
• Correo electrónico
• Llamadas o voz
• Formularios
• Agenda de citas
• Otros canales digitales acordados por escrito

La mención de estos canales en el presente documento no implica que todos estén incluidos en todos los planes. Cada canal será configurado únicamente si forma parte del alcance contratado por el cliente.

Conexiones con canales externos

La conexión de canales externos puede depender de factores que no están bajo el control directo de Concepto Creativo, incluyendo:

• Permisos de las cuentas del cliente
• Accesos administrativos correctos
• Verificación de cuentas
• Configuración adecuada de Meta Business Suite
• Estado de las cuentas de Facebook, Instagram, TikTok o WhatsApp
• Políticas de plataformas externas
• Disponibilidad de APIs
• Autorizaciones, tokens, códigos QR o permisos temporales
• Restricciones por país, tipo de cuenta o proveedor

Concepto Creativo realizará la configuración que esté dentro de su alcance técnico. Sin embargo, no se responsabiliza por bloqueos, errores, restricciones, suspensiones, fallas de vinculación o limitaciones causadas por plataformas externas, falta de accesos, falta de permisos, problemas internos de las cuentas del cliente o cambios en las políticas de terceros.

Página web y chat con inteligencia artificial

Cuando el plan contratado incluya chat web o sistema de respuesta con inteligencia artificial en la página web, Concepto Creativo podrá instalar o integrar un chat en el sitio del cliente para responder consultas, orientar usuarios, captar contactos, generar formularios o dirigir al usuario hacia una acción específica.

El funcionamiento del chat dependerá de la correcta instalación en el sitio web, disponibilidad de la plataforma, configuración del sistema, entrenamiento de la IA y mantenimiento activo del servicio.

El cliente es responsable de informar cualquier cambio importante en sus servicios, horarios, precios, políticas, ubicaciones o procesos internos que pueda afectar las respuestas del sistema.

WhatsApp y uso de API

Cuando el servicio incluya conexión con WhatsApp, esta podrá requerir el uso de una API, proveedor externo, código QR, número autorizado, integración específica o permisos adicionales.

El cliente entiende que el funcionamiento de WhatsApp puede depender de:

• Escaneo oportuno de códigos QR
• Autorizaciones desde el teléfono o cuenta de WhatsApp correspondiente
• Políticas de WhatsApp, Meta o proveedores externos
• Pagos adicionales o recurrentes asociados a la API
• Uso adecuado del canal
• Restricciones por volumen, tipo de mensajes o comportamiento de la cuenta
• Disponibilidad del número telefónico vinculado

Concepto Creativo no garantiza la aprobación, estabilidad permanente o disponibilidad indefinida de WhatsApp, ya que este canal depende de plataformas externas y políticas de terceros.

Facebook, Instagram y Meta

Cuando el plan contratado incluya conexión con Facebook, Instagram o herramientas de Meta, Concepto Creativo podrá apoyar en la integración de los canales incluidos en la propuesta, siempre que el cliente cuente con los accesos, permisos y configuraciones necesarias.

El cliente entiende que estas integraciones pueden depender de:

• Acceso correcto a Meta Business Suite
• Permisos administrativos de la página de Facebook
• Vinculación correcta entre Facebook e Instagram
• Estado de la cuenta de Instagram
• Estado de la página de Facebook
• Aprobaciones, permisos o restricciones aplicadas por Meta
• Disponibilidad de la API correspondiente
• Políticas vigentes de Meta

Si la conexión entre Instagram, Facebook o Meta presenta errores, restricciones, bloqueos, permisos incompletos o problemas internos de la cuenta del cliente, Concepto Creativo podrá orientar y apoyar dentro de su alcance, pero no garantiza la solución de problemas que dependan directamente de Meta o de la administración interna de las cuentas del cliente.

TikTok

Cuando el plan contratado incluya integración con TikTok, Concepto Creativo podrá revisar, configurar o conectar las funciones disponibles según las posibilidades técnicas de la plataforma utilizada y los permisos de la cuenta del cliente.

Las funciones disponibles pueden variar según:

• Tipo de cuenta de TikTok
• Permisos concedidos
• País o región
• Disponibilidad de la integración
• Políticas de TikTok
• Alcance contratado
• Herramientas disponibles dentro de la plataforma utilizada

La mención de TikTok en estos términos no implica que este canal esté incluido en todos los planes. Solo formará parte del servicio cuando esté expresamente incluido en la propuesta comercial correspondiente.

Llamadas, voz e integración telefónica

Algunos planes pueden incluir funciones relacionadas con llamadas, tales como llamadas entrantes, llamadas salientes, asistencia por voz, recordatorios telefónicos, grabaciones, transcripciones o integración con proveedores de telefonía.

Estas funciones solo estarán disponibles cuando estén expresamente incluidas en el plan contratado. Su funcionamiento puede depender de proveedores externos, números telefónicos habilitados, servicios de voz, consumo por minutos, disponibilidad por país, políticas de uso, permisos técnicos y costos adicionales.

Concepto Creativo no garantiza la disponibilidad permanente de servicios de llamadas o voz cuando dependan de plataformas externas, proveedores telefónicos, APIs, restricciones regionales o cambios en las políticas de terceros.

Agenda y reservas de citas

Cuando el plan contratado incluya agenda o reservas de citas, el sistema podrá permitir que los usuarios soliciten, agenden o confirmen reuniones, llamadas, consultas o citas, según la configuración aprobada.

El cliente es responsable de mantener actualizada su disponibilidad, horarios, servicios, enlaces de calendario, políticas de cancelación, duración de las citas y cualquier información necesaria para el correcto funcionamiento de la agenda.

Concepto Creativo no será responsable por citas duplicadas, errores de disponibilidad, cambios de horario, ausencias, cancelaciones o conflictos generados por información desactualizada suministrada por el cliente o por fallas de plataformas externas.

Formularios y captación de contactos

Cuando el plan contratado incluya formularios, estos podrán utilizarse para recopilar información de prospectos, solicitudes, consultas, reservas, registros u otros datos necesarios para el proceso comercial del cliente.

El cliente es responsable de revisar la información recibida, contactar oportunamente a los prospectos y asegurarse de que los datos recopilados cumplan con las políticas de privacidad y regulaciones aplicables a su negocio.

Concepto Creativo no garantiza que cada formulario recibido se convierta en venta, cita efectiva, cliente o ingreso comercial.

Automatizaciones y seguimientos

Cuando el plan contratado incluya automatizaciones, estas podrán utilizarse para enviar correos electrónicos, recordatorios, notificaciones, mensajes, tareas internas, cambios de etapa, seguimientos o acciones configuradas según el proceso acordado.

Las automatizaciones se configurarán de acuerdo con el alcance contratado y la información suministrada por el cliente.

El cliente es responsable de informar cambios en sus procesos internos, servicios, horarios, mensajes, políticas o condiciones comerciales que puedan afectar el funcionamiento de las automatizaciones.

Inteligencia artificial y precisión de respuestas

El sistema de respuesta con inteligencia artificial se configura y entrena con la información suministrada por el cliente y con los datos organizados por Concepto Creativo durante la implementación.

Aunque se realiza un trabajo cuidadoso de configuración, entrenamiento y prueba, el cliente entiende que la inteligencia artificial puede generar respuestas automáticas que deben ser supervisadas periódicamente.

Concepto Creativo no garantiza que cada respuesta emitida por la IA sea perfecta, absoluta o aplicable a todos los casos particulares.

El cliente es responsable de informar a Concepto Creativo cualquier respuesta incorrecta, desactualizada o que requiera ajuste, para que pueda evaluarse y actualizarse el entrenamiento del sistema si el plan contratado lo contempla.

Información suministrada por el cliente

El cliente es responsable de suministrar información clara, completa, actualizada y veraz sobre su negocio, servicios, productos, precios, horarios, ubicaciones, políticas, condiciones comerciales, procesos internos y cualquier otro dato necesario para configurar el sistema.

Concepto Creativo no será responsable por respuestas incorrectas, incompletas o desactualizadas cuando estas se originen en información errónea, incompleta, ambigua o no actualizada por parte del cliente.

El cliente deberá notificar cualquier cambio relevante en su negocio para evaluar los ajustes necesarios en el sistema.

Responsabilidades del cliente

Para que el sistema pueda ser implementado y mantenerse activo correctamente, el cliente debe:

• Suministrar la información necesaria sobre su negocio, servicios, horarios, procesos y condiciones comerciales
• Entregar accesos, permisos o autorizaciones requeridas
• Revisar y aprobar la información utilizada para entrenar el sistema de IA
• Responder de manera oportuna cuando se requiera su intervención
• Escanear códigos QR o aceptar permisos cuando sea necesario
• Mantener activas sus cuentas de redes sociales, WhatsApp, correos o plataformas externas
• Pagar puntualmente las mensualidades correspondientes
• Notificar cualquier cambio importante en sus servicios, precios, horarios, políticas o procesos internos
• Revisar periódicamente las conversaciones, contactos y oportunidades generadas por el sistema
• Dar seguimiento humano a los contactos, leads, citas u oportunidades generadas

Concepto Creativo no será responsable por retrasos, desconexiones, fallas, oportunidades perdidas o interrupciones ocasionadas por falta de respuesta, falta de accesos, cambios no notificados o acciones pendientes por parte del cliente.

Resultados comerciales

Concepto Creativo implementa sistemas diseñados para mejorar la atención, organización, seguimiento y conversión de prospectos; sin embargo, no garantiza resultados comerciales específicos.

El rendimiento del sistema puede depender de muchos factores externos, incluyendo:

• Tráfico recibido en la página web
• Calidad de las campañas publicitarias
• Oferta comercial del cliente
• Precios y reputación del negocio
• Tiempo de respuesta del equipo humano
• Seguimiento posterior a los leads
• Calidad de los productos o servicios ofrecidos
• Competencia del mercado y presupuesto publicitario
• Temporada o comportamiento del consumidor
• Capacidad operativa del cliente para atender la demanda generada

Soporte y mantenimiento

La mensualidad puede incluir soporte básico relacionado con el funcionamiento operativo del sistema, según el plan contratado. El soporte básico puede contemplar:

• Revisión de funcionamiento general
• Ajustes menores
• Revisión de errores operativos
• Apoyo en conexiones previamente contratadas
• Actualización básica de información del sistema, si aplica
• Orientación sobre el uso de la plataforma

No se consideran parte del soporte básico, salvo acuerdo adicional:

• Rediseño completo de automatizaciones
• Nuevas integraciones no contratadas
• Creación de nuevos embudos o cambios estructurales del sistema
• Nuevos agentes de IA o reentrenamientos extensos
• Configuración de campañas publicitarias
• Gestión diaria de conversaciones o respuesta manual a clientes
• Administración completa del CRM
• Creación de contenido o diseño web adicional
• Solución de problemas internos de cuentas de Meta, Instagram, Facebook, WhatsApp, TikTok, Google u otras plataformas externas
• Atención directa a los clientes finales del negocio
• Capacitación avanzada no incluida en el plan
• Migraciones completas de datos o reportes personalizados no contratados

Estos servicios podrán cotizarse por separado si el cliente los requiere.

Cambios, ajustes y solicitudes adicionales

Cualquier cambio solicitado por el cliente que no forme parte del alcance contratado podrá ser evaluado y cotizado por separado. Esto incluye, entre otros:

• Nuevos canales o formularios
• Nuevas automatizaciones o cambios completos de flujo
• Nuevos servicios o productos a entrenar
• Nuevas campañas o cambios extensos en el agente de IA
• Nuevas integraciones o cambios de estrategia
• Configuración de nuevos calendarios
• Rediseño de pipelines o nuevas etapas comerciales
• Reportes personalizados

Concepto Creativo podrá indicar si una solicitud está incluida dentro del soporte básico o si requiere una cotización adicional.

Cancelación del servicio

El cliente puede solicitar la cancelación del servicio mensual cuando lo desee, notificándolo por escrito a Concepto Creativo. Una vez cancelado el servicio:

• Se detendrá la mensualidad futura
• El sistema podrá ser pausado, desconectado o desactivado
• Las automatizaciones dejarán de funcionar
• El sistema de IA dejará de responder
• Los canales conectados podrán quedar inactivos
• El acceso a la plataforma podrá ser suspendido
• La continuidad del CRM, conversaciones, formularios, agenda y seguimiento podrá verse afectada

Si el cliente desea reactivar el sistema posteriormente, podrá solicitarlo a Concepto Creativo. La reactivación puede estar sujeta a costos adicionales, revisión técnica, disponibilidad de plataformas, reconexión de canales y condiciones vigentes al momento de la solicitud.

Suspensión por falta de pago

En caso de falta de pago, Concepto Creativo podrá suspender temporal o definitivamente el sistema. La suspensión puede afectar:

• Respuestas automáticas con IA
• Acceso al CRM
• Contactos y conversaciones
• Formularios y agenda
• Recordatorios y seguimientos automáticos
• Conexiones con WhatsApp, Facebook, Instagram, TikTok u otros canales
• Acceso a la plataforma e integraciones activas
• Procesos de seguimiento comercial

Concepto Creativo no será responsable por oportunidades, contactos, mensajes, citas, ventas o procesos comerciales perdidos durante períodos de suspensión por falta de pago.

Reactivación del servicio

Si un sistema fue pausado, suspendido, desconectado o cancelado y el cliente desea reactivarlo posteriormente, Concepto Creativo podrá realizar una revisión técnica para determinar el estado del sistema, canales, integraciones, automatizaciones, datos y accesos.

La reactivación puede requerir:

• Pago de saldos pendientes
• Nueva mensualidad activa
• Cargo de reactivación
• Reconexión de canales
• Generación de nuevos tokens, códigos QR o permisos
• Revisión de integraciones y actualización de configuraciones
• Reentrenamiento o ajustes del sistema
• Nueva propuesta comercial, si aplica

La posibilidad de reactivación dependerá de las condiciones técnicas y comerciales vigentes al momento de la solicitud.

Información, datos y privacidad

El cliente es responsable de la veracidad, legalidad y autorización de la información que proporciona para configurar el sistema.

Concepto Creativo utilizará dicha información únicamente para la implementación, configuración, entrenamiento, mantenimiento y soporte del sistema contratado.

El cliente debe asegurarse de contar con las autorizaciones necesarias para recopilar, almacenar y gestionar datos de sus usuarios, prospectos o clientes, incluyendo nombres, correos electrónicos, teléfonos, mensajes, formularios, solicitudes de contacto y cualquier otra información recopilada a través del sistema.

Datos generados por el sistema

Los datos generados por el sistema, tales como contactos, conversaciones, formularios, citas, oportunidades y registros de interacción, corresponden a la actividad del negocio del cliente.

El acceso, conservación, exportación o recuperación de estos datos podrá depender de la plataforma utilizada, el estado de la mensualidad, las políticas del proveedor externo y el alcance del servicio contratado.

En caso de cancelación o suspensión, Concepto Creativo podrá limitar o suspender el acceso a la plataforma y a la información contenida en ella.

Dependencia de plataformas externas

El cliente entiende que estos servicios dependen de plataformas externas, tales como Go High Level, Meta, Facebook, Instagram, TikTok, WhatsApp, Google, proveedores de correo electrónico, APIs de inteligencia artificial, servicios de telefonía, hosting, dominios y otras herramientas digitales.

Concepto Creativo no controla las políticas, actualizaciones, interrupciones, suspensiones, cambios de precio, restricciones técnicas o fallas internas de estas plataformas.

Si una plataforma externa cambia sus condiciones, costos, permisos, políticas o disponibilidad, Concepto Creativo podrá ajustar el servicio, proponer alternativas o modificar las condiciones del plan según sea necesario.

Costos externos, APIs y consumos adicionales

Algunos servicios pueden depender de APIs, herramientas, proveedores o consumos externos que generan costos adicionales. Estos costos pueden estar incluidos o no dentro del plan contratado, según la propuesta comercial correspondiente.

Pueden existir costos asociados a:

• API de WhatsApp
• Inteligencia artificial
• Mensajes enviados
• Llamadas y minutos de voz
• Números telefónicos
• Correos electrónicos
• Transcripciones
• Proveedores externos
• Almacenamiento
• Herramientas adicionales

Cuando estos costos no estén incluidos expresamente en el plan contratado, podrán ser cobrados por separado o requerir aprobación previa del cliente.

Propiedad de configuraciones y estructura técnica

Las configuraciones internas, estructuras, flujos, automatizaciones, prompts, organización técnica, procesos, metodologías, plantillas, integraciones y criterios de implementación desarrollados por Concepto Creativo forman parte de su know-how y propiedad intelectual operativa.

Uso adecuado del sistema

El cliente se compromete a utilizar el sistema de forma legal, ética y adecuada. No deberá utilizar el sistema para:

• Enviar spam o realizar actividades fraudulentas
• Suplantar identidades
• Difundir información falsa o engañosa
• Violar políticas de plataformas externas
• Recopilar datos sin autorización
• Enviar mensajes prohibidos por leyes o plataformas
• Promover actividades ilegales
• Abusar de canales como WhatsApp, Facebook, Instagram, TikTok, correo electrónico o llamadas

Cambios en el servicio

Concepto Creativo podrá actualizar, mejorar, modificar o ajustar la forma en que presta sus servicios de automatización, CRM e inteligencia artificial, con el objetivo de optimizar el funcionamiento, adaptarse a nuevas plataformas, responder a cambios tecnológicos o cumplir con políticas de terceros.

Cuando un cambio afecte directamente el alcance contratado por el cliente, se notificará de manera oportuna.

Limitación de responsabilidad

Concepto Creativo no será responsable por pérdidas comerciales, pérdida de ingresos, pérdida de oportunidades, interrupciones de servicio, errores de plataformas externas, restricciones de cuentas, fallas de conexión, cambios de políticas de terceros, falta de respuesta del cliente, información incorrecta suministrada por el cliente o decisiones comerciales tomadas por el cliente a partir del uso del sistema.

Aceptación de estos términos

Al contratar, pagar, activar, utilizar o mantener activo un servicio de automatización, CRM, inteligencia artificial o canales digitales con Concepto Creativo, el cliente declara haber leído, entendido y aceptado estos términos y condiciones.

Estos términos aplican junto con la propuesta comercial, cotización, contrato, factura, enlace de pago o acuerdo específico correspondiente a cada cliente.

Contacto

Para consultas relacionadas con estos términos o con los servicios contratados, el cliente puede comunicarse con Concepto Creativo a través de los siguientes canales: